Aartie Narain Career 27 dec 2020, 09:00

Leestijd: 2 minuten

Oeps – Belangrijke e-mail versturen? Voorkom dan deze 5 meest gemaakte fouten

Heb jij weleens een belangrijke e-mail gestuurd vol met fouten? No worries, je bent niet de enige. Er bestaat helaas geen ‘deleteknop’ waarmee je zulke blunders ongedaan kan maken, maar gelukkig bestaan er wel tips om dit voor de volgende keer te voorkomen. Wij hebben de vijf meest gemaakte fouten voor jou op een rijtje gezet.

Zó pak je het voor de volgende keer anders aan.

De meest gemaakte fouten bij een belangrijke e-mail

Of je nu heen en weer e-mailt met een potentiële werkgever of met je baas die je al jaren kent, fouten kun je niet gebruiken. Een spelfout, verkeerd gebruikt woord of een e-mail naar de verkeerde persoon verzenden is een nachtmerrie. Hier zijn de meest voorkomende e-mailfouten waar je op moet letten.

1. Onduidelijkheid

Een e-mail hoort een duidelijke boodschap te hebben, zorg ervoor dat de ontvanger direct begrijpt wat je vraagt of zegt. Moeten ontvangers een vergadering plannen? Een besluit nemen? Reageren op een klantbehoefte? Zorg ervoor dat de het een duidelijke boodschap heeft, dat scheelt een hoop tijd. Niet alleen voor jou, maar ook voor de ontvanger.

2. Te lange e-mails

Op dezelfde manier waarop veel vergaderingen ‘een e-mail hadden kunnen zijn’, bevinden we ons soms in een situatie dat een kort telefoontje alles al kan oplossen. Als je merkt dat je drie of vier reacties hebt gehad in een groepsgesprek, stel dan voor om een telefoonafspraak in te plannen.

3. Een verkeerde toon

Te formeel of te casual zijn, kan een e-mail opblazen. Het is duidelijk dat sommige kantoren formeler zijn dan andere. Als je aan een nieuwe baan begint, begin dan aan de formele kant en pas je daarna aan op basis van hoe mensen je e-mailen. Niemand wil super formele e-mails in een informele setting of omgekeerd.

4. Typfouten

Een belangrijke e-mail vol typfouten? Dat is echt een no-go. Het komt onprofessioneel en dat is het laatste wat je wil. Lees het meerdere keren door om typfouten te voorkomen. Het nogmaals doorlezen van je e-mail is niet alleen handig wanneer je boos bent en een pittige e-mail hebt opgesteld. Het zorgt er ook voor dat je eventuele typefouten uit de mail weet te vissen voordat je deze verzendt.

5. Geen duidelijke onderwerpregel

Het hebben van een duidelijke onderwerpregel is niet alleen professioneler, maar het zorgt er ook voor dat de ontvanger van je e-mail er eerder aandacht aan besteedt. Als het over een project gaat, noem het dan met de naam van het project en een korte uitleg over de update.

Lees ook: Deze 5 fouten maak je waarschijnlijk op je cv