5 fouten die je met je to-do list maakt (en hoe je ze oplost)

To-dolijstjes lijken wel de ultieme reddingsboei in de zoektocht naar productiviteit. Althans: op voorwaarde dat je je to-do list op de juiste manier opstelt en gebruikt. Door deze veelgemaakte fouten blijft de productiviteit namelijk nog vaak zoek, zelfs met behulp van een lijstje.

In deze moderne tijd is het vaak onmogelijk om het overzicht van je taken te bewaren zonder een lijstje. Toch is het van groot belang om je to do-list slim en handig op te stellen zodat je er alles kan uithalen.

5 fouten die je met je to-do list

Productive & Free deelt de volgende tips om nooit meer een foute to do-list op te stellen.

1. Je schrijft niet alles uit

Onze hersenen zijn gemaakt om te denken, niet om te herinneren. Kortom: ga er nooit van uit dat je alles onthoudt wat je nog moet doen, ook niet de kleine, vanzelfsprekende dingen als mails beantwoorden of een afspraak met de tandarts maken.

Regel nummer één is dus om alles op papier te zetten zodat je brein geen enkele moeite hoeft te doen om dingen te onthouden. Door alles op te schrijven, behoud je de focus aan en bewaar je het overzicht.

2. Je hebt geen focus

Vaak zijn to-do lists niet meer dan een hoopje taken: presentatie afmaken, naar een collega bellen, naar de supermarkt gaan,… You get the picture.

Het probleem is alleen dat je met dit soort lijstjes geen prioriteiten stelt. Een goede to-do list bevat een rangorde van belangrijke naar minder belangrijke taken met de meest dringende taken eerst en de minder dringende taken laatst.

3. Je blijft te algemeen

Een grote valkuil bij het opsommen van taken is dat mensen hun taken te algemeen formuleren. Het probleem is dat een algemeen geformuleerd doel veel overweldigender overkomt dan een concrete, hapklare taak.

Deel grote projecten dus op in concrete stappen en zorg dat je taken meetbaar en haal baar zijn. Een lijstje van actiepunten waarbij alles netjes stap-voor-stap geformuleerd is, werkt veel motiverender dan een algemene opsomming van taken en doelen.

4. Je houdt geen rekening met tijd

Een andere veelgemaakte fout is om taken niet te koppelen aan een tijdskader. Door je taken meteen in een tijdsschema te gieten, vergroot je echter de kans dat je ze ook daadwerkelijk gaat afwerken.

Als je een bepaald tijdsblok uitrekt voor een bepaalde taak, zorg dan ook dat je je daaraan houdt. Vermijd multi tasking zoveel mogelijk, onderzoek heeft namelijk aangetoond dat dit je productiviteit alleen maar naar beneden haalt.

5. Je plant geen pauze in

We kunnen er niet genoeg op hameren: rust nemen is minstens even belangrijk als werken. Toch wordt rust zelden opgenomen in to do-lijstjes. En dat is jammer.

Zorg er dus voor dat je in je lijstje steeds een blokje rust inplant tussen belangrijke taken. Zelfs als je je niet vermoeid voelt, is het belangrijk dat je je hersenen de kans geeft om de batterijen op te laden.

Ga jij voortaan je to-do list anders opstellen?

Reageer op artikel:
5 fouten die je met je to-do list maakt (en hoe je ze oplost)
Sluiten