Tessa Ham Love & Life 18 apr 2020, 17:00

Leestijd: 3 minuten

Hands on – Deze simpele techniek verdubbelt in een mum van tijd je productiviteit

Als je meer gedaan wil krijgen op een dag, betekent dat niet per se dat je langere dagen moet maken. Je wil slimmer werken, niet harder. Dat is precies waar time batching om de hoek komt kijken. Hierbij ga je slimmer om met de tijd die je hebt.

Time batching is een supersimpele techniek waardoor je productiviteit wordt verdubbeld. Volg daarvoor deze vier stappen.

1. Time Batch

Op Create & Cultivate lezen we hoe we time batching voor ons laten werken. Aan het begin van elke week pak je er kleine papiertjes bij (post it’s zijn ideaal) en schrijf je al je taken van de week op. Daarmee bedoelen we juist ook de kleine taken die je anders voor je uitschuift en vergeet. Schrijf alles op wat je deze week gedaan moet en wil hebben.

Als je eenmaal klaar bent, verdeel je de taken in verschillende categorieën. Wat die categorieën precies zijn, verschilt per persoon en per baan. Om je een idee te geven van hoe zo’n verdeling eruit ziet, geven we je hieronder een voorbeeld van hoe zo’n time batch eruit ziet voor iemand met onze baan.

• Managing: e-mails, plannen maken, social media posts inplannen, belletjes, voorbereiden voor een meeting, je snapt het punt.
• Content: schrijven van content voor o.a. de website en de nieuwsbrief.
• Projecten: bepaalde projecten die je oppakt naast je dagelijkse werkzaamheden, zoals een strategie bedenken, een e-mail campagne opzetten of video’s editen.

Hoe jouw verdeling eruit ziet, is helemaal aan jou.

2. Track hoe lang je over alles doet

Voordat je echt aan de slag gaat met time batching is het belangrijk om te tracken hoe lang je over alles doet. Hier heb je handige tools voor, zoals de apps Toggle of Microsoft To Do. Het timen van je taken zorgt er al voor dat je je focust op één taak tegelijkertijd – de reden waarom time batching je zoveel productiever maakt.

3. Aan de slag met time batching in je agenda

Nu je weet hoe lang jij gemiddeld doet over het beantwoorden van je e-mail, het schrijven van een artikel en het voorbereiden van een meeting kun je gaan blocken in je agenda. Je plant de verschillende categorieën echt in je agenda in.

Als we weer kijken naar het voorbeeld zijn de woensdag- en vrijdagmiddag bijvoorbeeld geblokt voor projecten, en de ochtenden voor content. Je kunt er ook voor kiezen om één of twee dagen open te laten. Op deze dagen kun je kijken waar je zin in hebt.

4. Prioriteiten stellen

Als je een nieuwe batch-sessie begint, bijvoorbeeld ‘managing’, dan pak je er de hele lijst met taken bij. Vervolgens kies je de drie meest urgente en belangrijke taken uit. Gaat het lekker en ben je zo klaar met die to do’s, dan kies je weer drie nieuwe uit. Wedden dat je meer energie en motivatie hebt, omdat het zo goed voelde om die eerste drie taken af te krijgen?

Meer voordelen van time batching

Dat is overigens niet de enige reden waarom deze time batching methode voor veel mensen goed is voor de productiviteit. Dat komt ook omdat je je focust op één taak tegelijkertijd. Je mail beantwoorden doe je bijvoorbeeld niet als je bezig bent met een andere batch-sessie.

Natuurlijk kunnen er altijd gedachtes in je hoofd oppoppen of vragen aan je gesteld worden via een belletje. In plaats van je daar meteen op te storten voeg je ze toe aan je lijst. Omdat je op deze manier ook niets vergeet, kan je je nog beter concentreren.

Het laatste voordeel van time batching is dat je kunt experimenteren met wanneer je de blokken in moet plannen. Misschien kom je erachter dat maandag je meest productieve dag is en plan je daar weinig ‘managing’ batches in, zodat je er optimaal van kunt profiteren.

Must read: 11 to do’s voor je avondroutine zodat je productiever en succesvoller wordt