Karlijn van Spankeren Career 10 nov 2022, 16:30

Leestijd: 2 minuten

Professioneel mailen 101: dit wil je wel én niet in je werkmails zetten

Een mail sturen doen we allemaal, maar wanneer het een werkgerelateerde mail is lopen we ineens op eieren. Ben jij nieuw in het werkveld en weet je niet welk taalgebruik gewenst is? Wij zetten een paar no go’s en to do’s voor je op een rijtje.

Hiermee trap je die prickly collega sowieso niet op z’n teentjes.

Professioneel mailen 101: dit wil je wel én niet in je werkmails zetten

Soms is het zoeken naar het juiste taalgebruik, dus wij helpen je graag op weg.

Aan het begin van je mail

Een goed begin is het halve werk, daarom zijn er een aantal dingen die je wil vermijden in de opening van je mail.

Liever niet: een ‘te gezellige’ begroeting

Als je nog nooit met iemand hebt gemaild, is een simpele ‘Hi’, ‘Hallo’ of ‘Goedemorgen/middag/avond’ genoeg. Te amicale begroetingen kunnen soms in het verkeerde keelgat schieten, dus wacht daar nog even mee totdat je diegene beter hebt gepeild.

Liever niet: ‘zoals in mijn laatste e-mail…’

We weten allemaal dat dit een vorm van passieve agressie is. Als je het irritant vindt dat iemand je mails niet opent, kom er dan gewoon voor uit. In plaats daarvan kan je terugcirkelen naar je originele vraag, zoals ‘Ik heb de cijfers van vorig kwartaal nog nodig, zou jij die mij vandaag kunnen mailen?’.

Liever niet: ‘Sorry dat ik je stoor’

Waarschijnlijk stoor jij diegene helemaal niet en is de mail die je stuurt relevant. In dat geval is het helemaal niet nodig om op voorhand je excuses aan te bieden voor het innemen van iemands tijd.

In de bodytekst

Ook hier wil je een paar dingen voorkomen.

Liever niet: ‘gewoon’ en ‘misschien’

Bijvoorbeeld ‘ik wilde gewoon even polsen of…’. In veel gevallen kan je het woord ‘gewoon’ of ‘misschien’ weglaten en dan komt de tekst veel daadkrachtiger over.

To do: voeg als eerst de bijlage toe

We vergeten allemaal weleens een bijlage toe te voegen, waardoor we achteraf een awkward mail sturen met enkel de bijlage. Om dit te voorkomen voeg je voortaan eerst je bijlage toe en begin je dan pas aan je mail.

De afsluiting

Een verkeerde afsluiting blijft hangen, houd het daarom simpel en stijlvol.

Liever niet: een unieke uitsmijter

We zien ze op TikTok voorbijkomen: de handtekeningen van Gen Z’ers met unieke uitsmijters. Natuurlijk kan je variëren in met vriendelijke groet, warme groet, hartelijke groet et cetera. Dingen als ‘Cheers’ of ‘Bottoms up’ komen vaak geforceerd over.